Schneller ohne Papierberge
Das Jobcenter Charlottenburg-Wilmersdorf arbeitet seit einigen Monaten mit eAkten
»Die Umstellung auf die eAkte läuft besser als erwartet, aber einige Haken gibt es schon noch«, verrät Jenifer F. dem »nd«. Sie arbeitet im Jobcenter Charlottenburg-Wilmersdorf und hat jeden Tag mit der neuen, digitalisierten Akte der Transferempfänger zu tun.
Alle Mitarbeiter des Jobcenters wurden fünf Monate von zwölf Trainerinnen und Trainern geschult. Eine Trainerin ist Michaela Kirchner, die selbst im sogenannten Leistungsbereich tätig ist. Sie wurde zunächst selbst zur Trainerin ausgebildet, um dann ihre Kolleginnen und Kollegen einzuweisen. »Es ist sehr sinnvoll, wenn die Mitarbeiter von Kollegen aus dem eigenen Team geschult werden«, erklärt Birgit Rogg, Leiterin der Geschäftsführung des Jobcenters Charlottenburg-Wilmersdorf.
Hinter der Umstellung der Papierakten von Leistungsempfängern auf elektronische Akten steht das Ziel, eine schnellere Bearbeitung der Anträge im Jobcenter zu gewährleisten. Politisch wurde diese Umstellung im vergangenen Jahr mit dem E-Government-Gesetz durch den vorherigen Senat beschlossen. Bisher ist Charlottenburg-Wilmersdorf das erste Jobcenter, das bereits mit eAkten arbeitet. Im vergangenen März starteten die Mitarbeiter des Jobcenters mit der Umstellung auf das neue System.
Papiere der Transferberechtigten werden seither direkt am Antragstag eingescannt und digital gesammelt. Die Papiere kommen sofort in das Archiv. Ziel ist es, dass die Sachbearbeiter seltener Akten aus dem Archiv anfordern müssen, zumal nicht jedes Jobcenter ein eigenes Archiv hat. Die Sachbearbeiter in Charlottenburg-Wilmersdorf können die Akten jetzt nur noch digital einsehen. Hierzu arbeiten sie mit zwei Bildschirmen, auf einem können sie sich die Akte aufrufen, auf dem anderen machen sie neue Einträge.
»Die Papierberge gehen schon jetzt zurück«, sagt Dagmar Brendel, Geschäftsführerin des Jobcenters Charlottenburg-Wilmersdorf. Es könne Zeit gespart werden, weil die Mitarbeiter seltener Akten aus dem Archiv suchen müssten.
Die Beschwerden über Verzögerungen bei der Antragsbearbeitung gingen auch schon jetzt zurück. Detlef Zöllner, ehrenamtlicher Berater für Leistungsberechtigte nach dem Sozialgesetzbuch II, widerspricht dieser Aussage jedoch. In seinem Büro in Friedrichshain, das an den Verein RuDi angebunden ist, betreut er Jobcenter-Betroffene aus ganz Berlin. »Ein Problem bei der Digitalisierung ist, dass die Sachbearbeiter nicht mehr so einfach an die Akten kommen.
Wenn etwas falsch digitalisiert wird, lässt sich das im Nachhinein schlecht aufklären«, sagt Zöllner dem »nd«. Er habe von niemandem gehört, dass die Antragsbearbeitung in Charlottenburg zuletzt schneller voranschreite.
Eine besondere Herausforderung bei der elektronischen Umstellung seien datenschutzrechtliche Aspekte, erklärte Brendel weiter. Die Sachbearbeiter haben immer nur Zugriff auf die Daten, die sie für ihre Arbeit gerade benötigen. »Es ist beispielhaft, wie Charlottenburg-Wilmersdorf die Digitalisierung vorantreibt«, sagt Carsten Engelmann (CDU), Bezirksstadtrat von Charlottenburg-Wilmersdorf.
Er habe seine Bedenken, wie der aktuelle Senat die Umstellung auf die eAkte in den anderen Jobcentern voranbringen werde. »Das Tempo ist da gerade nicht so hoch«, so Engelmann zum »nd«.
Katina Schubert, Arbeitsmarktexpertin der Linksfraktion, sagt dazu: »Wir haben ein Personalproblem, das wir von dem letzten Senat übernommen haben. Das betrifft den Fachkräftebereich im IT-Bereich.«
Auch bei der IT-Ausstattung stünden Erneuerungen an, weswegen es in einigen Jobcentern zur Verzögerung kommen könnte, so Schubert. Es sei ein langwieriger Prozess, der mit der Personalentwicklung im öffentlichen Dienst Hand in Hand gehen müsse.
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