Wie man bei Homeoffice Steuern sparen kann
Steuertipp in der Corona-Krise
Eine Ecke am Esstisch, vollgepackt mit Unterlagen, Rechner und Bürokram. Drumherum spielende Kinder. So sieht bei vielen Arbeitnehmern das Homeoffice dieser Tage aus. Kann man das Heimbüro von der Steuer absetzen? Welche steuerlichen Möglichkeiten haben Heimarbeiter überhaupt?
Wer jetzt gezwungenermaßen zu Hause arbeiten muss, der stößt beim Thema Homeoffice an die sehr eng gezogenen Grenzen des Steuerrechts. In der Corona-Krise wird vielen klar, dass die Finanzbehörde die Arbeit zu Hause nur eingeschränkt fördert. Aber es gibt dennoch einige Möglichkeiten, wie man Steuern sparen kann.
Welche Voraussetzungen müssen für das »häusliche Arbeitszimmer« erfüllt sein?
Das Steuerrecht kennt kein Homeoffice. Wohl aber ein »häusliches Arbeitszimmer«. Damit Arbeitnehmer dieses Arbeitszimmer überhaupt geltend machen können, muss eine schriftliche Vereinbarung mit dem Arbeitgeber vorliegen. Wer ohne Vereinbarung sein Homeoffice eröffnet hat, der wird die Kosten nicht absetzen können.
Jenseits der Corona-Krise gilt die Regel: Ein häusliches Arbeitszimmer erkennt das Finanzamt nur dann an, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Bei der Definition, was ist ein Arbeitszimmer und was nicht, legt die Finanzbehörde strenge Maßstäbe an.
Der Begriff »häusliches Arbeitszimmer« macht es schon deutlich: Der Arbeitsplatz am Esstisch etwa oder die Arbeitsecke im Wohnzimmer können steuerlich nicht geltend gemacht werden. Das Finanzamt erkennt nur abgeschlossene und abgetrennte Räume an. Diese dürfen auch nicht Durchgangszimmer sein. Immerhin kann der Raum auch im Keller liegen oder auch unter dem Dach. Oder wie das steuerlich korrekt heißt: Zwischen Arbeitszimmer und Wohnbereich muss eine innere häusliche Verbindung bestehen.
Von einer genauen Prüfung des Finanzamtes sollten Steuerzahler grundsätzlich ausgehen. Es empfiehlt sich also, einen Grundriss der Wohnung bzw. von Keller oder Dachgeschoss bereit zu halten. Wurde zur Improvisation in der Corona-Krise ein Zimmer umgebaut, sollte dies zur Sicherheit dokumentiert werden.
Das Arbeitszimmer darf lediglich für die Arbeit genutzt werden. Schon eine nur geringe private Nutzung kann dazu führen, dass das Finanzamt den Raum nicht als Arbeitsplatz anerkennt. Selbst ein mit belletristischen Werken ausgestattetes Bücherregal kann schon, je nach Umfang, zur Aberkennung führen. Im Übrigen muss das Arbeitszimmer wie ein Büro eingerichtet sein.
Das Steuerrecht unterteilt häusliche Arbeitszimmer in zwei Kategorien: Der Mittelpunkt der Tätigkeit liegt im Arbeitszimmer oder außerhalb des Arbeitszimmers. Ist der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer angesiedelt, dann kann man die Kosten in voller Höhe geltend machen.
Werden aber lediglich bestimmte Tätigkeiten im häuslichen Arbeitszimmer verrichtet, dann wirken sich maximal 1250 Euro jährlich bzw. anteilmäßig für die Monate der Nutzung steuermindernd aus. Hier gilt übrigens, dass Ehepartner bzw. eingetragene Lebenspartner, die das heimische Büro gemeinsam nutzen, beide jeweils maximal 1250 Euro in Anspruch nehmen können bzw. jeder die Kosten zu 50 Prozent geltend machen kann.
Diese strengen Regelungen helfen den von der Corona-Krise betroffenen Arbeitnehmern, die gewissermaßen zu Homeoffice gezwungen sind, kaum weiter. Vielleicht findet hier aber angesichts der gegenwärtigen Situation noch ein Umdenken statt. Denn das gegenwärtig praktizierte Konzept des »häuslichen Arbeitszimmers« ist nicht mehr zeitgemäß.
Was ist steuerlich absetzbar und was nicht?
Sind alle Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung des häuslichen Arbeitszimmers erfüllt, können Heimarbeiter anteilmäßig Miete und Nebenkosten ansetzen.
Absetzbar sind auch typische Einrichtungsgegenstände, die keine Arbeitsmittel sind: zum Beispiel Teppich, Gardinen oder Bilder. Aber nicht übertreiben: Luxus erkennt das Finanzamt nicht an.
Die Ausgaben für eine Reinigungskraft kann man anteilig ansetzen. Unter gewissen Voraussetzungen gilt dies sogar für Renovierungsarbeiten.
Steuerzahler, die in einer Eigentumswohnung oder im eigenen Haus leben, können außerdem anteilig solche Kosten geltend machen wie Abschreibung, Grundsteuer oder auch Finanzierungskosten.
Nicht absetzen kann man die Kosten für die Nutzung von Küche, Bad und Flur. Auch nicht anteilig. Dies hatte der Bundesfinanzhof entschieden (BFH-Urteil, Az. X R 26/13).
Was ist außerdem steuerlich absetzbar, auch ohne Arbeitszimmer?
Dazu zählen unter anderem Telekommunikations- und Gerätekosten. Pauschal kann man für Internetnutzung und Telefon 20 Prozent der Ausgaben geltend machen. Dabei wirken sich jedoch höchstens 20 Euro pro Monat steuermindernd aus. Wer zur Heimarbeit verpflichtet ist, der sollte prüfen, ob die tatsächlichen Kosten jetzt höher liegen. Denn über Einzelnachweise erkennt das Finanzamt auch höhere Ausgaben an.
Wie ermittelt man den tatsächlichen beruflichen Anteil? Bei den Telefonkosten wäre dies zum Beispiel über die Einzelverbindungsnachweise möglich. Sind diese nicht vorhanden, wird es etwas schwieriger. Hier könnten zum Beispiel Zeit-Protokolle helfen.
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Betriebsmittel für einen Arbeitsplatz bereitzustellen, also: einen Arbeitsplatz auszustatten. Muss der Arbeitnehmer sich selbst um die Gerätschaften kümmern, dann kann er den Anschaffungspreis steuerlich geltend machen. Natürlich nur dann, wenn er auch einen Computer für seine Tätigkeit benötigt.
In die Steuererklärung eintragen können »Telearbeiter« allerdings nur den für die berufliche Tätigkeit genutzten Anteil. Neben den Ausgaben für die Anschaffung mindern auch Reparatur- und Instandhaltungskosten die Steuerlast.
Der Schreibtisch, das Regal - diese und ähnliche Anschaffungen zählen zu den Arbeitsmaterialien. Diese Werbungskosten kann man auch dann geltend machen, wenn es kein häusliches Arbeitszimmer gibt.
Das Thema häuslicher Arbeitsplatz ist kompliziert. Deshalb ist es ratsam, bei der Steuererklärung Hilfe in Anspruch zu nehmen. Wer sich hier von einem Lohnsteuerhilfeverein unterstützen lässt, der ist auf der sicheren Seite.
Der Autor ist Leiter der Beratungsstelle Berlin der Lohnsteuerhilfe für Arbeitnehmer e. V., Lohnsteuerhilfeverein, Sitz in Gladbeck.
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