Welche Daten dürfen ab 1. Januar 2022 gelöscht werden?
die lösch- und aufbewahrungspflicht
Gleichzeitig herrscht häufig Unsicherheit, welche Unterlagen oder Dateien nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) noch mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen. Denn wer Unterlagen oder Daten zu früh löscht, verstößt gegen Aufbewahrungspflichten, was mit Geldstrafen oder Freiheitsstrafen geahndet wird.
Das Softwarebüro Krekeler bietet mit dem »Office Manager« eine Lösung für mittelständische Unternehmen und Freiberufler an, die Anwender bei der Erfüllung der rechtlichen Vorschriften unterstützt, die sich sowohl aus der DSGVO als auch aus Aufbewahrungsvorschriften von Unterlagen für das Finanzamt ergeben. So werden Aufbewahrungsfristen und Löschdaten von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von einem Internet-Zeitserver bestätigt.H.K.
Ob Geschäfts- oder Buchungsunterlagen, ob elektronisch oder Papier
Grundsätzlich gilt, dass Geschäfts- oder Buchhaltungsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, über einen fest definierten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Bei personenbezogenen Daten ist das etwas anders.
Wenn kein Speichergrund vorliegt, sind Unternehmen nach Artikel 17 der Datenschutzgrundverordnung zur Löschung personenbezogener Daten verpflichtet. Das trifft aber nicht für Fälle zu, in denen personenbezogene Daten wegen anderer gesetzlicher Pflichten, beispielsweise nach Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht, Steuer- und Handelsrecht oder laut Gewerbeordnung, für einen längeren Zeitraum archiviert werden müssen.
So fordert das Steuerrecht, dass Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Das gilt dann auch für Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten.
Damit muss die Speicherung von personenbezogenen Daten über einen längeren Zeitraum erfolgen, wenn ein berechtigtes Interesse dafür vorliegt. Das ist der Fall, wenn diese Daten zur Erfüllung bestimmter rechtlicher Anforderungen notwendig sind.
Nicht alle Daten vorsorglich für zehn Jahre aufbewahren
Allerdings dürfen nicht einfach sämtliche vorhandenen Daten vorsorglich für zehn Jahre aufbewahrt und sich dabei auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten berufen werden. Für die Speicherung eines Datensatzes muss es einen definierten Zweck oder eine rechtliche Vorgabe geben, die die Archivierung rechtfertigt.
Dafür ein Beispiel aus der allgemeinen Praxis: Ein Bewerber, der sich im Sommer 2021 im Unternehmen beworben, sich aber dann doch für ein anderes Unternehmen entschieden hat, kann die Löschung sämtlicher Daten rechtmäßig verlangen, da diese keinen Zweck mehr erfüllen. Wurden diesem Bewerber für seine Fahrt zum Bewerbungsgespräch jedoch Fahrtkosten erstattet, existiert darüber ein Beleg. Dieser muss aus buchhalterischen Gründen zehn Jahre aufbewahrt werden und darf erst ab Januar 2032 vernichtet werden.
Diese Unterlagen und Daten dürfen ab 1. Januar 2022 gelöscht werden
Ab 1. Januar 2022 dürfen Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Angebote und Auftragsbestätigungen, Kassenzettel und Preislisten sowie Mahnungen vernichtet werden, die im Jahr 2015 erstellt wurden. Aus dem Jahr 2011 stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürfen ebenfalls gelöscht werden.
Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen ist immer zu bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem im Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt. Wenn die letzte Buchung für 2009 erst 2011 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können die Unterlagen aus 2009 erst ab 1. Januar 2022 vernichtet werden. Für 2021 erstellte Rechnungen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst am 1. Januar 2022 und dauert bis 31. Dezember 2031.
Der Autor ist Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler und Entwickler von Office Manager DMS (www.officemanager.de).
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