- Berlin
- Digitalisierung
Berlin: Bürokratie der Senatsverwaltungen prähistorisch
Senatsverwaltungen sind weit von vollständiger Digitalisierung entfernt
Die Berliner Bürokratie kann wie ein prähistorisches Wesen erscheinen. Eine Anfrage des Grünen-Abgeordneten Stefan Ziller an den Senat zeigt jetzt, wie die Verwaltung mit dem Übergang in eine digitale Welt zu kämpfen hat. Ziller hatte die jeweiligen Senatsverwaltungen gebeten, jeweils drei der teuersten und arbeitsaufwendigsten Medienbrüche aufzulisten. Medienbrüche sind notwendige Vorgänge, die zum Beispiel erfordern, von Papierdokumenten zu Digitalformularen zu wechseln.
Die Senatswissenschaftsverwaltung meldet beispielsweise, dass alle digital eingegangenen Bafög-Anträge mit allen Anhängen für die Papierakte ausgedruckt werden müssen. Der geschätzte Aufwand bewegt sich laut der Senatsverwaltung zwischen 15 und 90 Minuten pro Tag und Sachbearbeitenden – das Äquivalent von zweieinhalb Vollzeitstellen. Der Papierverbrauch für die analogen Bafög-Akten beläuft sich auf zwei Millionen Blätter. Abhilfe könnte die bereits geplante Erweiterung der E-Akten-Funktion schaffen, um eine voll digitalisierte Arbeitsweise zu ermöglichen.
Dagegen nannte die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, dass postalisch eingereichte Anträge gescannt werden müssen, »während online eingereichte nochmals ausgedruckt und in Papierform abgelegt werden«. In Planung sei, das Antragsverfahren zu standardisieren und digitalisieren.
nd.Muckefuck ist unser Newsletter für Berlin am Morgen. Wir gehen wach durch die Stadt, sind vor Ort bei Entscheidungen zu Stadtpolitik – aber immer auch bei den Menschen, die diese betreffen. Muckefuck ist eine Kaffeelänge Berlin – ungefiltert und links. Jetzt anmelden und immer wissen, worum gestritten werden muss.
Bei Erbschaft und Schenkung ist die digitale Steuererklärung für die Finanzämter keineswegs digital. Die eingehenden Erklärungen müssten einmal im Monat ausgedruckt, gebündelt und über die Hauspost übermittelt werden, teilt die Finanzverwaltung mit. »Die Bearbeitung der Erklärung und die Eingabe der Werte erfolgt ausschließlich manuell«, heißt es. Zusätzlich liege die ausgedruckte Elster-Erklärung den Mitarbeitenden nur in Code-Text vor und sei daher nicht benutzerfreundlich. Auch sei die Eingabe der Daten aus den schwer lesbaren Papierunterlagen fehlerbehaftet, wenn sie durch Mitarbeiter*innen mit wenig steuerlichem Fachwissen erfolge. Mittelfristig strebe man an, sogenannte robotergestützte Prozessautomatisierung in die Arbeitsprozesse einzuführen. Dabei übernehmen Softwareroboter repetitive manuelle Tätigkeiten.
Auch die Verkehrsverwaltung meldet Schwierigkeiten mit digitalen Akten. Hier sind aber die notwendigen Unterschriften von jährlich 35 000 und 40 000 Anträgen bei Schwerlasttransporten schuld. Diese seien digital nicht möglich. Daher müsse für die Bearbeitung jeder Akte ausgedruckt, unterschrieben und dann wieder eingescannt werden. Eine digitale Signatur könne hier die Lösung sein.
»Die Bearbeitung der Erklärung und die Eingabe der Werte erfolgt ausschließlich manuell«
Senatsverwaltung für Finanzen
Viele der angefragten Senatsverwaltungen konnten den Arbeitsaufwand und die Kostenauswirkung nicht beziffern, nannten aber Personalkosten, Druckkosten, Postkosten und Lagerkosten. Die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung etwa schätzte die Kosten des Medienbruchs bei der Zustellung von Wohngeldbescheiden auf rund 150 000 Euro jährlich. Einige zehntausend Euro gebe man für die Portokosten bei Baugenehmigungen aus.
Anfragesteller Ziller sagt »nd«, er habe die Anfrage gestellt, da er sich recht stark mit der Digitalisierung beschäftige. »Ich stoße immer mehr auf Fälle, für die sich niemand verantwortlich fühlt.« Er fordere ein zentrales Budget für Fachverfahren und habe dies der Senatskanzlei für 2026/2027 nahegelegt. Von Martina Klement, Staatssekretärin für Verwaltungsmodernisierung, ist bis zum Redaktionsschluss kein Statement eingegangen.
Das »nd« bleibt. Dank Ihnen.
Die nd.Genossenschaft gehört unseren Leser*innen und Autor*innen. Mit der Genossenschaft garantieren wir die Unabhängigkeit unserer Redaktion und versuchen, allen unsere Texte zugänglich zu machen – auch wenn sie kein Geld haben, unsere Arbeit mitzufinanzieren.
Wir haben aus Überzeugung keine harte Paywall auf der Website. Das heißt aber auch, dass wir alle, die einen Beitrag leisten können, immer wieder darum bitten müssen, unseren Journalismus von links mitzufinanzieren. Das kostet Nerven, und zwar nicht nur unseren Leser*innen, auch unseren Autor*innen wird das ab und zu zu viel.
Dennoch: Nur zusammen können wir linke Standpunkte verteidigen!
Mit Ihrer Unterstützung können wir weiterhin:
→ Unabhängige und kritische Berichterstattung bieten.
→ Themen abdecken, die anderswo übersehen werden.
→ Eine Plattform für vielfältige und marginalisierte Stimmen schaffen.
→ Gegen Falschinformationen und Hassrede anschreiben.
→ Gesellschaftliche Debatten von links begleiten und vertiefen.
Seien Sie ein Teil der solidarischen Finanzierung und unterstützen Sie das »nd« mit einem Beitrag Ihrer Wahl. Gemeinsam können wir eine Medienlandschaft schaffen, die unabhängig, kritisch und zugänglich für alle ist.
